Les conditions pour un télétravail performant

 Depuis deux ans, le télétravail s’est établi dans le quotidien des salariés et des employeurs, de plus en plus nombreux à souhaiter en bénéficier ou le développer. Il est cependant utile d’identifier à quels enjeux il doit répondre pour déployer des formes de télétravail performantes qui répondront aux attentes de chacun.

Pourquoi mettre en place le télétravail ? A quels besoins doit-il répondre ? Comment s’organiser collectivement ?

Présence Conseil vous propose un outil pour améliorer vos pratiques et mettre en place les conditions d’un télétravail performant au sein de votre structure.

Les enjeux du télétravail   

Les avantages du télétravail sont variables en fonction de la structure et d’un salarié à l’autre. Au niveau individuel il répond aux besoins au cas par cas. Il s’agit alors d’en améliorer les pratiques en le considérant comme un véritable mode d’organisation à concevoir selon les besoins des collaborateurs et en répondant aux enjeux sociaux et organisationnels de la structure.

Aspects sociaux : le télétravail permet d’enrichir la politique sociale de l’entreprise :

• Il favorise l’articulation entre vie professionnelle et vie privée
• Améliore les résultats du travail en termes de qualité et d’efficacité, ainsi que la qualité de vie du salarié
• Contribue à favoriser l’accès ou le maintien dans l’emploi de personnes « vulnérables » en gardant ou en permettant de reprendre le lien avec le travail et les équipes sans subir l’inconvénient des trajets. C’est particulièrement vrai pour les personnes en situations de handicap

Aspects organisationnels : le télétravail permet d’organiser le travail de manière collective selon des règles partagées :

• Développer de nouveaux modes d’organisation et faire évoluer les pratiques managériales vers plus d’autonomie, de confiance, de coopération au sein des équipes à distance
• Le fait que l’organisation offre la possibilité de télétravailler devient un facteur d’attractivité et de fidélisation
• Identifier un mode d’organisation à déployer pour faire face à des situations d’urgence (climatique, sanitaire…)
• Permet de réduire ses couts d’infrastructure ou de fonctionnement.

Comment s’organiser collectivement ?

Nos pistes d’actions et outils à mettre en place

Le développement d’un télétravail insuffisamment organisé peut créer des difficultés au sein des équipes : surcharge ou sous-charge de travail, sentiment d’isolement ou d’inefficacité… Il est important de cadrer les pratiques de travail à distance, tout en laissant de la souplesse afin de résoudre les difficultés et affiner le dispositif en fonction des retours d’expérience dans une logique d’amélioration en continue.

Faciliter l’accès aux équipements adaptés pour collaborer à distance

La montée en puissance des outils collaboratifs numériques a rendu possible et a accompagné la diffusion du télétravail dans les organisations. Mais la technique n’est pas toujours au rendez-vous. Au-delà de l’équipement, la question des compétences de ces outils numériques doit être prise en compte.

📌En pratique que faire ? :

1. Mettre à disposition et présenter aux équipes chaque outil de visioconférence, chat, de gestion de documents en ligne.
2. S’assurer de la maîtrise des outils et mettre en place des solutions adaptées en cas de besoin à travers des tutoriels, formations, partages de pratiques en équipe etc…
3. Rappeler les règles de sécurité informatique essentielle
4. Identifier des personnes-ressources au sein de l’organisation
5. Favoriser les coopérations entre les salariés en identifiant des binômes et en organisant des temps dédiés à la coopération.

Adapter le management

Le manageur tient un rôle essentiel dans l’organisation de l’activité et conditions de travail. Il s’agit de pouvoir adapter le management afin de maintenir et d’impulser une dynamique, tant au niveau individuel que collectif.

📌En pratique que faire ? :

1. 1. 1. 1. Inciter les manageurs à organiser des réunions de cadrage avec leur équipe pour définir le périmètre, les objectifs, les attendus des activités télétravailables.
         2. Organiser des échanges réguliers par téléphone ou visioconférence avec chaque collaborateur pour s’assurer que la charge de travail est adaptée et maintenir le lien social.
         3. Recueillir les besoins et difficultés de vos collaborateurs avec une vigilance particulière pour les nouveaux entrants et valoriser le travail de chacun en organisant des feedbacks réguliers plutôt que de multiplier les formes de contrôle.
         4. Exprimer ses propres besoins auprès de la direction, organiser des échanges réguliers avec les autres manager et s’assurer d’être tenu informé des priorités de l’organisation en termes de qualité et de délais
         5. Proposer des formations aux manageurs concernant les principes du management du travail à distance, à la prise en compte du travail réel des collaborateurs et l’aménagement régulier de la charge de travail.

      Maintenir la cohésion d’équipe

      Favoriser la poursuite du travail en commun, la cohésion au sein de l’équipe et les échanges sont des leviers essentiels pour favoriser un télétravail collectif de qualité, éviter l’isolement et la perte d’esprit d’équipe.

      📌En pratique que faire ? :

      1. Définir de façon très claire et partager, lors de la mise en place du télétravail au sein de l’organisation, les règles qui le régissent
      2. Partager régulièrement lors de réunions courtes en visioconférence ou téléphone pour faire le point sur l’activité par projet et définir les priorités fixées.
      3. Soutenir les coopérations à distance en mettant en place des temps dédiés au partage d’expérience à distance entre salariés.
      4. Savoir être actif dans les échanges à distance et animer la communauté des salariés
      5. Prévoir dans la charge de travail de chacun des moments informels virtuels, en favorisant l’utilisation d’outils de chat en ligne.

      Piste de prévention : Si certains de vos collaborateurs montrent des signes d’isolement, il est nécessaire de les contacter rapidement pour échanger et rechercher avec eux des solutions à mettre en place.

2. Pour aller plus loin :

   Présence Conseil accompagne les organisations dans d’optimisation des pratiques de télétravail en tenant compte des opportunités et contraintes spécifiques à chaque organisation.

   • Former et accompagner les managers aux nouvelles pratiques ;
   • Former les membres de l’organisation à la communication et l’organisation des outils de travail collaboratifs
   • Sensibiliser sur les éventuels risques que peut entraîner le télétravail

   Le télétravail peut être un atout pour les organisations ainsi que pour les salariés. Une organisation adaptée permet aux collaborateurs d’être plus productifs tout en conservant un équilibre entre vie privées et professionnelle.